Handelsblatt - 02.09.2019

Thomas Mersch Köln

B

ei der Beratung von

Flottenmanagern kann

den IT-Spezialisten Jo-

chen Kock wenig über-

raschen. „Es gibt nichts,

was es nicht gibt“, sagt der Projektlei-

ter Fleet Consulting beim Tüv Rhein-

land. „Mal werden die Belege noch in

Schuhkartons gehortet. Dann wieder

werden Rechnungen sofort gescannt,

und alle Prozesse sind durchdigitali-

siert.“ Unabhängig berät Kock Unter-

nehmen, wie sie ihren Fuhrpark bes-

ser verwalten können.

Einsparpotenziale ermitteln, Kos-

ten besser im Blick haben, rechtliche

Vorgaben einhalten – und zugleich

die Umwelt entlasten: etliche Anfor-

derungen müssen Flottenmanager

meistern. Software verspricht dabei

Unterstützung. Doch die Wahl des

passenden IT-Dienstleisters und der

richtigen Software ist alles andere als

einfach. „Fuhrparks sind alle indivi-

duell gestrickt“, sagt Kock. Es gilt, ei-

ne genau auf die Bedürfnisse zuge-

schnittene Lösung zu finden und

Abhängigk eiten zu vermeiden. Pau-

schale Aussagen seien angesichts der

enormen Bandbreite unmöglich. „Da

würde man nur vorbeizielen.“

Excel ist oft noch an Bord

Viele Unternehmen stehen beim digi-

talen Flottenmanagement noch am

Anfang. Laut einer Studie des Markt-

forschers Dataforce aus dem Früh-

jahr nutzen 64 Prozent der Fuhrpark-

verantwortlichen keine speziellen

Programme. Elf Prozent verwenden

Excel, um die Firmenflotte zu steu-

ern. „In kleineren Fuhrparks funktio-

niert das offenbar“, sagt Boris Win-

ter, Projektleiter Marktforschung bei

Dataforce. Ein Viertel nutze teils Pro-

gramme größerer Anbieter wie SAP,

einige wenige hätten eigene Software

programmiert. Generell gilt: „Je grö-

ßer ein Fuhrpark ist, desto wichtiger

ist eine Software, die auch Anwen-

dungen wie Telematik integriert.“

Vor dem Einstieg steht bei Tüv-Be-

rater Kock die Analyse. „Wir setzen

uns zunächst einen Tag zusammen

und stellen den Status quo fest“, sagt

er. Dann zeigt er auf, wie sich Prozes-

se auch mit IT-Lösungen verbessern

lassen. „Die Software muss den Fuhr-

parkmanager in die Lage versetzen,

aktiv zu steuern“, sagt Kock. „Er

muss Daten sehen und entscheiden

können, wie er seine Flotte aufstellt.“

Das Risiko bei Standardlösungen:

„Software, die zu groß ist, droht die

Anwender förmlich zu erschlagen“,

sagt Dataforce-Experte Winter. „Sinn-

voll ist für die IT-Dienstleister daher,

möglichst einzelne Pakete anzubie-

ten, die kombiniert werden können.“

Zudem sei eine Schnittstelle zur Fi-

nanzabteilung wichtig: „In der Buch-

haltung landet letztlich alles.“

Auf kombinierbare Softwarebau-

steine setzt das Berliner Start-up

Vimcar. Vor sechs Jahren legte es mit

einem elektronischen Fahrtenbuch

los. „Wir haben das zunächst an Mini-

Fuhrparks verkauft“, sagt Mitgründer

und Geschäftsführer Andreas Schnei-

der. Das Leistungsspektrum wächst:

Heute hilft Vimcar-Software auch bei

der Routendokumentation oder der

Disposition der Fahrzeuge.

Selbst Unternehmen mit weniger

als fünf Fahrzeugen sieht Schneider

als potenzielle Kunden. „Man kann

mit Excel die allereinfachsten Dinge

zwar selbst abfangen“, sagt Schnei-

der. „Aber wenn man ein Kostenma-

nagement aufsetzen oder Telematik-

daten berücksichtigen will, dann

funktioniert das nicht mehr.“ Auch

Tankkarten sind inzwischen bei Vim-

car angedockt. „Transaktionen flie-

ßen über Schnittstellen automatisch

in die Software ein – und man wird

benachrichtigt, wenn bei den Tank-

kosten etwas aus dem Ruder läuft“,

so Schneider. „Wir zapfen Datenquel-

len an, die schon da sind, und wollen

Informationen clever kombinieren.“

Großkunden wie Allianz, Ford

oder Zalando seien eher die Ausnah-

me, sagt Schneider. „Optimiert ist die

Software für den Mittelstand mit bis

zu 250 Fahrzeugen.“ Teils bieten Lea-

singfirmen oder Fuhrparkmanage-

ment-Dienstleister eigene Software

gleich mit an. „Was kein Mittelständ-

ler brauchen kann, sind zehn ver-

schiedene Lösungen, die alle das

Gleiche machen“, sagt Schneider.

Den Spielraum erweitern

Vimcar will hersteller- und anbieter-

übergreifend operieren – und so den

Fuhrparkmanagern Spielraum ge-

ben. „Die eingesetzte Software darf

auch einem Wechsel etwa des Lea -

sing anbieters nicht im Wege stehen“,

sagt Schneider. Dataforce-Experte

Winter bestätigt, dass parallel bereit-

gestellte Software des Leasinganbie-

ters aus Kundensicht problematisch

sein könne. „Aber die Abhängigkeit

ist natürlich aus Sicht der Anbieter

genau das, was beabsichtigt ist. Es er-

schwert einen Wechsel.“

Auf größere Fuhrparks ab 20 bis

hin zu mehreren Tausend Fahrzeu-

gen zielt das junge Unternehmen Av-

rios in Zürich. Deutschland sei ein

Hauptmarkt, sagt Gründer und CEO

Andreas Brenner. Er grenzt sich ab:

„Klassische Software ist nur eine Da-

tenbank, in die der Fuhrparkmana-

ger Daten eintippen kann. Das lässt

sich besser strukturieren, unterschei-

det sich aber nicht wirklich von Ex-

cel“, sagt er. „Wir wollen den Fuhr-

parkmanager in die Lage versetzen,

strategischer zu arbeiten.“

„Kosten überwachen, mit Lieferan-

ten verhandeln, Verträge strukturie-

ren“, nennt Brenner als Kernaufga-

ben der Flottenchefs. Lästige Tipp-

Arbeit soll dank Künstlicher Intelli-

genz weitgehend entfallen. Avrios-

Software könne verschiedene Doku-

mente erkennen und verarbeiten, so

Brenner – von der Rechnung einer

kleinen freien Tankstelle bis hin zum

Leasing- und Wartungsvertrag.

Mit wachsender Fuhrparkgröße ge-

rät laut Brenner das Schnittstellen-

prinzip an seine Grenzen. Allein die

800 Avrios-Kunden unterhielten in

Summe Geschäftsbeziehungen zu

40 000 Firmen. Deren Rechnungen

oder Verträge müssen eingepflegt

werden. „Kein Softwareunterneh-

men könnte eine Lösung mit 40 000

Schnittstellen bauen und pflegen, um

alle Daten zu übertragen“, sagt Bren-

ner. Zudem seien viele Dienstleister

von der kleinen Tankstelle bis zur

Reifenhändler-Kette noch nicht im-

stande, die Daten in elektronischer

Form zu übermitteln.

Die Avrios-Lösung arbeitet laut

Brenner als Plattform, in der Daten

unabhängig von Format oder Quelle

dank lernfähiger Software automa-

tisch aufbereitet werden. Manuelles

Erfassen und Prüfen entfallen. Zudem

wertet die Software die Daten aus

und zeigt Handlungsoptionen. „Flot-

tenmanager erhalten etwa Hinweise,

ob das tatsächliche Nutzungsverhal-

ten bei den Dienstwagen sich mit den

Leasingbedingungen deckt – auch um

Nachzahlungen etwa für zu viel gefah-

rene Kilometer zu verhindern.“

Leasinganbieter sieht Brenner

nicht als Konkurrenz: „Sie mussten

sich angesichts des harten Preiswett-

bewerbs auch über IT-Services diffe-

renzieren. Wirklich gerne machen sie

das nicht“, sagt er. „Im Kern ist ihr

Geschäft die Fahrzeugfinanzierung.

So wie bei uns die Digitalisierung von

Fuhrpark-Informationen.“

Informationstechnik

Mehr Durchblick im Fuhrpark

Software soll Flottenchefs entlasten. Doch die passende Lösung zu finden ist durchaus knifflig.

Kein

Anbieter

könnte eine

Lösung mit

40 000

Schnittstellen

bauen.

Andreas Brenner

CEO Avrios

Verkehr

in Berlin:

IT erleichtert

Flotten -

managern die

Disposition.

Jochen Eckel/SZ Photo/laif

Bjørn Jansen

Spezial Flottenmanagement & Firmenwagen

MITTWOCH, 2. OKTOBER 2019, NR. 190

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