Im nächsten Schritt öffnet der Anwender
den Dialog »Extras | Serienbrief-Assis-
tent« in Writer. Unterstützt vom Assis-
tenten (Abbildung 2) definiert er das
Textdokument und die Datenfelder, die
zum Serienbrief gehören sollen. Zugleich
verknüpft er die Daten aus dem erfassten
Datenbestand mit dem Briefdokument.
Dabei kümmert es nicht, ob der Daten-
bestand aus Calc oder Base stammt oder
in einem anderen Datenbank- oder Tabel-
lenkalkulations-Format vorliegt.
Im Assistenten legt der Anwender zu-
nächst fest, welchen Text er verwenden
möchte. Ist das Textdokument schon of-
fen, bleibt der Radiobutton vor der Op-
tion »Aktuelles Dokument verwenden«
aktiv. Muss er den Serienbrief noch la-
den, greift der Anwender zu einer der
alternativen Optionen. Nach einem Klick
auf »Weiter« gibt der Nutzer an, ob es
sich um einen Postbrief oder eine Serien-
E-Mail handeln soll.
Ein erneuter Klick auf den »Weiter«-But-
ton unten rechts im Fenster öffnet einen
Dialog zum Einfügen des Adressblocks.
Writer konfiguriert bereits die gebräuch-
lichsten Datenfelder vor. Zu beachten ist,
dass die individuellen Adressdaten des
Anwenders in Calc spaltenweise die glei-
chen Feldnamen tragen sollten wie die
im Assistenten aufgeführten Feldbezeich-
nungen. Andernfalls muss der Anwender
die abweichenden Feldnamen aus den
Datenbeständen den Feldbezeichnungen
in Writer über den Dialog »Felder zuord-
nen« manuell zuweisen.
Möchte der Nutzer weitere, nicht vor-
eingestellte Feldbezeichnungen in den
Adress block übernehmen, so kann er sie
hinzufügen. Zunächst muss er jedoch
über einen Klick auf die Schaltfläche
»Adressenliste auswählen« und die Aus-
wahl der Calc-Tabelle im eingeblendeten
Dateimanager den Adressdatenbestand
aussuchen. Nach einem Klick auf »OK«
lädt Libre Office die Adressliste.Datenfilter
Soll die Office-Software nicht alle Da-
tensätze der Tabelle berücksichtigen,
sondern nur bestimmte mit definierten
identischen Merkmalen, durchforstet der
Anwender die Datensätze über die Op-
tion »Filter« nach bestimmten Kriterien.
Dabei darf er auch mehrere Kriterien ver-
knüpfen, sodass Libre Office etwa nur
weibliche Adressaten mit einer bestimm-
ten Postleitzahl herauspickt.
Hat er die Datenbasis optimiert, kann
der Nutzer den Adressblock umgestalten
oder weitere Datenfeld-Bezeichnungen
einfügen, indem er rechts neben der Fel-der-Anzeige auf »Mehr« klickt. In einem
weiteren Dialog wählt er einen der ange-
zeigten Adressblöcke aus und verändert
diesen auf Wunsch per Mausklick auf
»Bearbeiten« (Abbildung 3).
Hat er das erledigt, legt der Nutzer im
nächsten Schritt fest, wie er die Briefan-
rede gestalten will. Plant er, in seinem
Serienbrief eine allgemeine Anrede zu
verwenden, muss er das voreingestellt
gesetzte Häkchen vor der Option »Eine
Briefanrede in das Dokument einfügen«
entfernen. Bei einer personalisierten An-
rede bleibt das Häkchen gesetzt, wobei
er die korrekte Anrede danach anhand
der Spalte »Geschlecht« aus dem Daten-
bestand auswählt.
Nach einem erneuten Klick auf »Wei-
ter« legt der Anwender im letzten Schritt
das Layout des Adressblocks fest. Dazu
kann er im entsprechenden Dialog die
Position des Adressblocks innerhalb des
Briefes anpassen und somit normgerecht
für Fensterbriefumschläge einstellen. InAbbildung 1: In Calc erscheinen die Daten in Tabellenform.
Abbildung 2: Der Assistent in Libre Office führt durch alle Arbeitsschritte beim Erzeugen eines Serienbriefs.55http://www.linux-magazin.deSoftwareBitparade