Möchte der Anwender
beispielsweise kon-
trollieren, ob er die
Datensätze korrekt
eingefügt hat, setzt er
oben mittig im Rib-
bon-Menü ein Häk-
chen vor die Option
»Datensatz des Seri-
enbriefs anzeigen«.
Das blendet den ers-
ten Datensatz in den
Serienbrief ein. Über
die Blättern-Funktion
darunter fräst er sich
dann mit Hilfe der
entsprechenden Pfeile
durch die Datensätze,
wobei diese nun an-
stelle der Feldbezeich-
nungen im Textdoku-
ment erscheinen.
Eigene Datenbank
Bei Bedarf generiert der Nutzer für die
Serienbrief-Funktion auch direkt in Text-
maker eine Datenbank. Deren Größe ist
unbeschränkt, die Struktur sehr flexibel.
Er legt die Datenbankstruktur über den
Dialog »Neue Datenbank erzeugen« im
Menü »Serienbriefliste verwalten« oder –
ebenfalls im Ribbon-Menü »Sendungen«
- über den Button »Neue Datenbank« an.
In einem kleinen Dialog vergibt er dann
Bezeichnungen für die Datenfelder, deren
Typen und Längen.
Die Typisierung dient dazu, spätere
Fehleingaben zu vermeiden. So sollte
ein Datenfeld »PLZ« stets einen nume-
rischen Wert erhalten, also nur Zahlen
und keine Buchstaben. Die Anzahl der
Dezimalstellen sollte der Anwender bei
diesem Feld zudem auf »0« setzen, damit
unvorsichtige Anwender nicht versehent-
lich Komma stellen eingeben.
Hat er ein Datenfeld erzeugt, klickt der
Nutzer jeweils auf »Anhängen«, um es
in die kleine Tabellenansicht zu über-
nehmen. Sind alle Datenfelder angelegt,
klickt er auf den Button »Erzeugen«, um
die Datenbank zu generieren.
Das öffnet eine Eingabemaske, in welcher
der Nutzer nun die eigentlichen Daten
eingibt. Auch hier legt er per Klick auf
»Anhängen« oben in der Ribbon-Leiste
einen neuen Datensatz an und speichertden vorherigen. Die fertige Datenbank
sichert ein Klick auf das Diskettensymbol
dauerhaft.
Mitunter stellt sich beim Kontrollieren
des kompletten Serienbriefs heraus, dass
die Struktur der Datenbank fehlerhaft ist.
Beispielsweise können einzelne Felder
zu kurz bemessen sein. In diesem Fall
klickt der Nutzer auf die Schaltfläche
»Datenbankstruktur ändern« oben rechts
im Ribbon-Menü »Sendungen«, um den
bereits bekannten Strukturdialog erneut
aufzurufen.
In ihm ändert er nun jedes vorhandene
Datenfeld und sichert die Modifikatio-
nen über einen abschließenden Klick auf
»Speichern unter« oben rechts im Fenster.Abbildung 10: Im Textdokument erscheinen Feldnamen bei Free Office in geschweiften Klammern.59http://www.linux-magazin.deSoftwareBitparade