Entretanto, essas diretrizes não fornecem todas as informações
necessárias sobre a maneira como as agências operam e suas
preferências. No estágio inicial de elaboração das propostas, é
interessante que o investigador discuta seu plano com alguém ligado à
agência, que poderá esclarecer as preferências daquela instituição
(como escopo e grau de detalhamento exigidos para a proposta) e
confirmar se o plano de pesquisa satisfaz os interesses desta. O NIH,
outras agências federais e as fundações privadas em geral contam com
administradores científicos cuja função é assessorar os investigadores
na adequação de suas propostas às prioridades de financiamento das
agências. Pode ser muito útil contatar por e-mail ou telefone o
administrador científico responsável pela área de pesquisa de interesse,
para esclarecer as diretrizes da agência, seus interesses e procedimentos
de revisão. Posteriormente, encontrá-lo em algum congresso onde
ambos estarão presentes ou visitá-lo quando o investigador viajar para
algum lugar próximo da sede da agência é uma boa forma de
estabelecer uma relação produtiva que facilita a elaboração de propostas
com maiores chances de financiamento.
É muito útil elaborar uma checklist contendo os detalhes exigidos e
checá-los repetidas vezes antes de submeter a proposta. A rejeição de
uma proposta de qualidade por falta de adequação aos detalhes
especificados é uma experiência frustrante e que pode ser evitada. Os
gerentes de financiamento das universidades geralmente dispõem de
checklists que eles revisam antes de submeter uma proposta.
- Estabelecer um cronograma e fazer reuniões periódicas. Um
cronograma com as datas-limite para finalização das tarefas pressiona
os membros da equipe a cumprirem suas obrigações no prazo
planejado. Além de conter os componentes científicos especificados
pela agência, o cronograma deverá prever as exigências
administrativas da instituição onde a pesquisa irá ocorrer. As
universidades em geral requerem revisão demorada do orçamento e dos
subcontratos antes de submeter a proposta à agencia financiadora, de
forma que o prazo real para concluir a proposta pode ser vários dias ou
mesmo semanas antes do prazo da agência. Negligenciar esses detalhes
pode gerar atropelos de última hora, pondo em risco uma proposta até
