76CONSULTÓRIO
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no Assunto. Descreva
pormenorizadamente a dúvida
e a configuração do hardwarePOR: SÉRGIO MAGNODE: P. M. MENDES
OFFICE 365
OU GOOGLE?
Sou assinante há mais de 10 anos
da Exame Informática e tenho a
agradecer o vosso trabalho que
tanto me ajudou. Toda a tecnologia
que compro é baseada nos vossos
testes e recomendações e tem sido
uma tática de sucesso. Em 10 anos,
é apenas a segunda vez que vos
envio um pedido de ajuda porque
normalmente as respostas que
preciso estão nas revistas. Mas não
têm feito nada no campo de Office
para empresas e acho que deve ser
uma dúvida comum a muita gente.
Sou sócio-gerente de uma pequena
empresa onde temos três PCs em
que trabalhamos com uma aplicação
de faturação e Microsoft Office,
sobretudo Outlook, Excel, Word
e PowerPoint. Nos últimos meses
começámos a usar o Teams porque
temos estado maioritariamente
em teletrabalho. Está na altura de
renovar a licença e o Office que
temos tem um custo de cerca de
€380/ano mais IVA para os três PCs.
Como as coisas estão muito difíceis
na nossa área de negócio, andamos a
planear cortes no orçamento e estou
a estudar a hipótese de mudar para
Google, mais especificamente para o
Business Starter, que fica por menos
de metade do preço do Office 365.
Sei que não é a mesma coisa, mas,
por exemplo, os 30 GB por utilizador
na cloud são mais que suficientes
para as nossas necessidades.É difícil apontar qual a melhor
opção sem uma análise específica
do seu caso. Primeiro, é importante
referir que está a comparar soluções
distintas. Isto porque a alternativa
mais próxima da Microsoft ao
Google Workspace Business Starter
é o Microsoft 365 Empresas Basic,
que tem um custo de €4,2 + IVA/
mês por utilizador (para o plano
anual), o que dá pouco mais de
€150/ano para os três utilizadores.
A grande diferença deste plano
para o que a sua empresa utiliza
atualmente (deverá ser o Microsoft
365 Empresas) é que a utilização das
aplicações é exclusivamente web. Ou
seja, deixaria de ter direito a instar as
aplicações do Office nos PCs – apesar
de poder continuar a instalar as apps
em dispositivos móveis Android e
iOS. Há ainda que considerar o custo
da mudança. Refiro-me a questões
como migração de dados e hábitos
de utilização. Pode não ser fácil
para os utilizadores adaptarem-se
à interface das aplicações Google.
Quanto à migração de dados, não
tem de apenas considerar a cópia dos
ficheiros na cloud ou o mover das
caixas de correio. Por exemplo, se
usarem o Teams de um modo mais
extenso, incluindo gestão de equipas,
projetos e partilha de ficheiros,poderá ficar desiludido com as
funcionalidades apresentadas pela
alternativa da Google (Hangouts).
Isto além da complexidade de
replicar os cenários que utiliza
atualmente.
Por outro lado, se os utilizadores já
estão habituados às aplicações da
Google – é possível, por exemplo,
que já as usem pessoalmente – e se
usa o Teams sobretudo para reuniões
virtuais, então é bem possível que a
adaptação seja fácil.
Também pode considerar uma
opção mista, em que, por exemplo,
tem apenas uma licença Microsoft
365 Empresas para um PC,
onde considere essencial para a
produtividade ter as aplicações
instaladas, e duas licenças Basic
para os restantes. Até pode instalar
aplicações grátis compatíveis com
os ficheiros do Office. É importante
referir que as aplicações Office
online têm uma interface similar às
aplicações ditas ‘destktop’ (que são
instaladas nos computadores), o que
significa que o tal custo de adaptação
é reduzido.
Finalmente, para garantir que
toma a melhor decisão possível,
recomendo que experimente o
Google Workspace, o que pode fazer
gratuitamente. E, caso ainda não o
tenha feito, experimente também
usar o Office 365 online – poderá
fazê-lo com a sua conta atual. Deste
modo perceberá se será fácil ou difícil
fazer a mudança.