PROPOSTA DE SOLUÇÃO
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Com a implementação de uma solução adequada de monitorização no local de
trabalho, os colaboradores saberão que existe um acompanhamento do fluxo da
informação.
Se existir um rumor, ou informações confidenciais, que sejam publicadas na Internet,
o sistema permitirá aos empregadores identificar rapidamente qual o colaborador ou
colaboradores responsáveis. Os recursos nunca se deixarão ao acaso, nomeadamente os
recursos humanos e os recursos tecnológicos.
Assim, como o sistema funcionará em tempo real, pode ser configurado para reagir a
determinadas palavras-chave de acordo com tópicos que se considerem sensíveis, como
por exemplo, limites de tempo de utilização, software inadequado, e assim reagir sob a
forma de mensagens de correio eletrónico. Desta forma, poder-se-á não só identificar os
desvios, mas também tomar rapidamente as medidas necessárias, de forma a limitar a
quantidade de danos causados.
Mais uma vez, a implementação do sistema, aliada ao facto dos colaboradores terem
conhecimento da existência do mesmo, irá pôr fim à maioria dos problemas.
A solução proposta deve ser vista como uma importante medida preventiva.
Quando os colaboradores sabem que a utilização dos recursos deixou de ser
anónima, ficaram muito menos propensos a, por exemplo, visitar sites menos adequados
ao ambiente de trabalho. Também ficarão menos propensos a ler e escrever e-mail
inadequado ou partilhar informações confidenciais da organização através de
mensagens instantâneas. Significa isto que existe menos probabilidade de a organização
se envolver numa ação judicial, relacionada com alguma piada que algum colaborador
achou engraçada, mas que deixou outros profundamente ofendidos. Eliminando o
anonimato e o aspeto "oculto" das atividades dos colaboradores, ajuda não só os
colaboradores a fazerem um melhor trabalho, como os empregadores a tomar as
melhores decisões.
Se alguém pisar o risco daquilo que é aceitável, existirá um registo completo e
juridicamente aceitável das suas atividades recentes ou não. Será também possível, em
tribunal, defender a organização, comprovando que foram tomadas rapidamente ações
corretivas, contra as consequências das transgressões de um qualquer colaborador.
Quando os colaboradores sabem que por exemplo as suas atividades na Internet são
registadas e estão sujeitas à apresentação de relatórios de análise, ficarão muito menos
propensos a fazer download de jogos, filmes, música e outros conteúdos inadequados.
Se o fizerem, existirá um registo completo, juntamente com relatórios de resumo, que
permitirá aos decisores adequar as ações de prevenção formação ou punição.
Existirão sempre aqueles que classificarão o sistema de monitorização como um
“Big Brother”, mas até para eles existem aspetos positivos que nenhuma outra solução
poderá oferecer. Como todas as suas ações são registadas, o seu suporte técnico já não o
incomodará com perguntas como "o que fez?" ou "o que diz a mensagem de erro?"
sempre que lhe tentam resolver um problema. O departamento de suporte pode
simplesmente viajar no tempo e visualizar a origem do problema, reduzindo assim