Linux-Magazin_-_Januar_2019

Fehlerhafte Importfilter führen in sol-

chen Fällen womöglich zu aufwändigem

Nachbearbeiten.

Last but not least entscheidet der An-

wender selbst, ob er als Datenquelle eine

Datenbank nutzt oder eine Tabellenkal-

kulation. Da kleineren Bürosuiten häufig

ein Datenbankmodul fehlt, treten beim

Einlesen von Datensätzen aus Fremd-

quellen mitunter Probleme auf, wenn

diese in einem Datenbankformat vorlie-

gen. Gerade in kleineren Organisationen

empfiehlt es sich daher, Adressdaten mit

Hilfe einer Tabellenkalkulation anzulegen

und zu verwalten.

Ein besonderes Augenmerk sollte der An-

wender auf die Qualität der Datenbasis

legen: Je besser er die einzelnen Daten-

sätze strukturiert, desto einfacher lassen

sie sich für Serienbriefe zu verschiedenen

Zwecken einsetzen.

E Libre Office

Die freie Office-Suite [1] bietet gleich

mehrere Wege zum Anlegen von Serien-

briefen. Neben Adressdaten aus der

Tabellenkalkulation Calc kommt Libre

Office auch mit Datensätzen aus der Da-

tenbank Base zurecht. Nicht zuletzt kann

der Anwender einen Serienbrief auch

ganz ohne externe Datenbestände aus-

schließlich in Libre Office Writer anlegen.

Mit externen Daten

Zunächst gilt es aber, den eigentlichen

Serienbrief in Writer zu entwerfen. In

dessen Adressbereich sollte der Anwen-

der keine Eintragungen vornehmen.

Dann legt er in Calc eine Tabelle an, wo-

bei er die individuellen Daten der Emp-

fänger jeweils in eigene Spalten einträgt

(Abbildung 1).

Unternehmen, Vereine und andere Orga-

nisationen wenden sich regelmäßig per

Briefpost an Geschäftspartner, Mitglieder

und Interessenten, um sich in Erinnerung

zu rufen, Werbung zu betreiben oder be-

stimmte Anlässe zu würdigen. Gerade

um Weihnachten herum gehen alle Jahre

wieder unzählige Glückwunschkarten

auf die Reise.

Damit solche Anschreiben persönli-

cher wirken, verfügen professionelle

Textverarbeitungen über Serienbrief-

Funktionen, die Namen, Adressen und

Datumsangaben, aber auch Anredefor-

men automatisch mit den Brieftexten ver-

knüpfen. Dabei stammen die Adressdaten

in der Regel aus einer Tabelle, während

die Programme das Tagesdatum über eine

Variable bestimmen.

Inwiefern die unter Linux gängigen Of-

ficesuiten Serienbriefe ohne Friktionen

anlegen, untersucht die vorliegende Bit-

parade. Zu den getesteten Programmen

zählen Libre Office [1], Apache Open

Office [2] und Free Office [3].

Voraussetzungen

Um Serienbriefe druckfertig anzulegen,

müssen die Officesuiten viele Voraus-

setzungen erfüllen. Als problematische

Komponente erweisen sich mitunter die

Adressdaten: Meist verknüpft der Anwen-

der diese mit dem Brieftext, wobei die

Datenbasis jedoch einheitlich ausfallen

muss. Fehlen einzelne Datenfelder oder

Teile daraus, etwa der Vorname eines

Adressaten, müssen die Officesuiten in

der Lage sein, vom Anwender definierte

Noteingriffe zu verarbeiten.

Stammen die Daten aus externen Quel-

len, weil der Anwender zum Beispiel bei

einem Adressverlag Datensätze einge-

kauft hat, müssen sich diese – sofern

sie in einem standardisierten Format

vorliegen – problemlos einlesen lassen.

Moderne freie Officesuiten erleichtern auch den Druck von Massenaussendungen und Serienbriefen, was nicht

nur im Weihnachtsgeschäft hilft. Wie gut sie das beherrschen, überprüft die Bitparade. Erik Bärwaldt

Mit Officesuiten Serienbriefe anlegen und ausdrucken

In Serie gehen

Software

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